JUMAT, 21 FEBRUARI 2014

Kegiatan pkl Hari ini masih mengerjakan tugas yang kemarin belum selesai. saya hari ini sambil mengerjakan tugas yang individu yaitu membuat artikel tentang macam-macam bahasa pemograman tingkat rendah dan tingkat tinggi.....

disamping itu saya sambil mengerjakan tugas kelompok  yang membuat SISTEM INFORMASI KAMAR JENAZAH BERBASIS WEB, kenapa tugas ini belum selesai-selesai karna kelompok saya ada yang tidak aktif ikut mengerjakanya.saat mengerjakan tugas itu, p.kuindra menambahkan tugas untuk memahami/mengenal mail merge,cara membuat mail merge.

awalnya tidak begitu paham, tapi setelah baca dan memahaminya di internet ya sedikit tau tapi tidak mengerti :)

ini ada sedikit materi tentang cara membuat mail merge :

Cara Membuat Mail Merge

Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yg berbeda kalian perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undanngan, word telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. kalian perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan untuk setiap semua identitas penerima yg berbeda.

Untuk membuat mail merge langkah pertama yaitu :

pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.

 Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 2 : Memilih type document

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document

klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

 Gambar 3 : Memilih menu use the current document

Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

 Gambar 4 : Membuat list penerima baru

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns.

Gambar 5 : Customisasi kolom field

Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

 Gambar 6 : List kolom field

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

 Gambar 7 : Menambahkan field baru

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

 Gambar 8 : Mengisi data pada field

 Gambar 9 : Menyimpan data pada field

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

Gambar 10 : List penerima undangan

 Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

 Gambar 11 : Memilih menu use an existing list

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

 Gambar 12 : Memasukkan merge field ke dalam document

Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

 Gambar 13 : Susunan field yang di masukkan ke document

Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

 Gambar 14 : Tampilan  field yang berubah ke document

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.